Google Docs: инструкция для продуктивной работы

23.03.2019
8371 0
Категория: Общее

Google Docs или Документы – веб-сервис для работы с текстом от Google. Сейчас он абсолютно бесплатен, а его интерфейс многим понятен и знаком, потому что сильно напоминает интерфейс самого распространенного текстового редактора MS Word. Многие их возможности дублированы, но функциональность Google Docs значительно шире. Мы постоянно пользуемся этим сервисом, поэтому решили составить короткое руководство для всех, кто только знакомится с ним.

Чем Google Docs лучше привычного MS Word?

Преимущества сервиса:

  • он бесплатный для частных лиц и организаций;
  • все данные хранятся в облаке и доступны на любом устройстве;
  • чтобы отправить файл, достаточно дать на него ссылку – не нужно рассылать отдельным адресатам, по одной ссылке получают доступ все желающие;
  • над одним файлом могут одновременно работать несколько человек;
  • вводить данные можно голосом – вы можете диктовать текст роботу и при этом заниматься отстраненными вещами;
  • Google Docsсервис одинаково хорошо работает на всех устройствах, независимо от типа операционной системы.

Есть у сервиса и пара недостатков:

  • зависимость от интернета – без доступа к сети открыть документ не получится. Впрочем, скорости 3G интернета достаточно для просмотра файла с экрана смартфона, так что этот недостаток – палка о двух концах.
  • скорость работы зависит от скорости интернета и объема документа – при плохом соединении и во время работы с многостраничными документами возможны «зависания»;
  • облако, в котором хранятся все документы, привязано к личному аккаунту – если доступ к нему будет утерян, вернуться к файлам будет нельзя.

Даже с учетом перечисленных недостатков работать в Google Docs – одно удовольствие. Многие после близкого знакомства с его возможностями попросту отказываются от привычных текстовых редакторов.

Как начать работу?

Без аккаунта Gmail работать с Google Docs не получится. Если у вас его еще нет, заведите его здесь. После регистрации можно приступать к работе – находится сервис по ссылке .

Сначала откроется главное меню. Сейчас здесь нет ничего, кроме кнопки «Создать». Но позже именно в этом меню будут отображаться все созданные вами документы, и файлы других пользователей, которые вы просматривали.

Начинаем работу с кнопки «Создать» — нажмите на нее.

Перед вами откроется чистая страница с интерфейсом, сильно напоминающим последние версии MS Word. Можете начинать работать с текстом.

Есть еще один путь начать работу, чуть более замороченный – через Google Диск. Ваша учетная запись на Диске создается автоматически сразу после регистрации в Gmail. Войдите сюда, вызовите контекстное меню (ПКМ) и создайте новый документ. Рабочая страница откроется автоматически.

В сервисе есть главное меню. Здесь в любом виде представлены разные документы: и ваши, и других пользователей, которые вы когда-нибудь просматривали. Чтобы приступить к работе, открываете нужный документ из списка или создаете новый – чтобы это сделать, нажимаете на пустой документ с плюсом. Чтобы в процессе работы вернуться в главное меню, нужно в левом верхнем углу нажать на значок Google Docs.

Как открывать файлы docx

Чтобы работать с текстом в сервисе, не обязательно набирать его прямо здесь – можно просто перенести из другого редактора. Для этого нажмите на вкладку «Файл», далее – «Открыть».

Из предложенных операций выбираете «Загрузку», дальше осталось только найти нужный документ на своем компьютере.

Сервис не лучшим образом преобразовывает документы в формате docx, часто форматирование сбивается или выглядит не так, как хотелось бы. Поэтому мой вам совет – сразу сохраните документ в формате Goolge Документов. Эта функция скрывается во вкладке «Файл». Увы, здесь тоже не все гладко: тексты без сложных эффектов обычно преобразовываются один в один, а вот графики, диаграммы, многоуровневое форматирование может пострадать.

Сохранение документов в Google Docs

Каждый создаваемый в Google Docs документ автоматически сохраняется на Google Диске. Документ в любой момент можно переименовать – нажимаете на строку с названием документа и редактируете.

Специально сохранять в Google Docs ничего не нужно – сервис автоматически сохраняет все изменения, даже если внезапно закрыть браузер или отключить питание.

По умолчанию все документы хранятся в корневом каталоге Диска. Чтобы навести порядок в своих файлах, воспользуйтесь функцией «Упорядочить», «Переместить объект». Можете создать отдельные папки под каждый проект.

Папки в Google Диск перемещаются точно так же, как в Проводнике ОС Windows: отмечаете документ и перетягиваете его в соответствующую папку.

Файл можно скачать на компьютер: Файл ⟶ Скачать как ⟶ Выберите формат, в котором нужно сохранить документ.

Как работать с текстом в Google Docs

Функциональные возможности MS Word и Google Docs совпадают с незначительными различиями. Интерфейсы у них очень похожи – пользователь, работающий с текстом в Word, здесь сориентируется быстро.

Панель инструментов

Все инструменты для работы выведены на панель инструментов, объединены в тематические блоки по образу и подобию MS Word.

Основные инструменты:

Печать: нажмите, чтобы начать печать документа.

Отменить-Повторить: отменяются все последние действия до чистого листа или же повторяется последнее действие.

Копировать форматирование: позволяет привести оформление текста к единому знаменателю. Для этого выделяете текст с подходящим форматированием (выравнивание, размер, цвет, тип шрифта, списки, абзацы и пр.), нажимаете эту кнопку и выделяете неотформатированную часть текста – параметры будут к ней применены.

Масштаб: текст увеличивается или уменьшается без изменения форматирования.

Стили: здесь собран список готовых шаблонов для форматирования текста. Особенно удобен он для работы с текстом, который не был написан в сервисе, а скопирован – к примеру, из того же MS Word.

Шрифт и размер: изначально выбор невелик, всего несколько десятков шрифтов, но при желании можно добавить новые.

Эффекты и цвет: возможности те же, что и в MS Word: текст можно сделать жирным, подчеркнуть или выделить курсивом, изменить его цвет и выбрать цветной фон.

Вставить ссылку: нужно для создания гиперссылок в самом документе.

Комментарий: позволяет оставлять на полях с правой стороны заметки. Особенно удобно использовать, если над текстом работает больше чем один человек.

Выравнивание: меняется расположение текста на листе. Можно растянуть его по всей ширине, разместить по центру, установить ближе к правой или же левой стороне листа.

Межстрочный интервал: меняется междустрочное расстояние в документе.

Списки: позволяет структурировать материал за счет списков – маркированных или нумерованных.

Отступ: определяет расстояние текста по отношению к краю листа.

Очистить форматирование: полностью удаляется форматирование текста.

Способы ввода: тут можно выбрать любую из экранных клавиатур.

Весь список доступных для работы инструментов шире, но на экране обычно недостаточно места для их отображения – часть из них можно обнаружить во вкладке «Дополнительно».

Работа с изображениями

Вы можете вставлять в текст изображения, если они нужны. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.

Пример вставленной картинки

Другой способ – инструмент «Изображение» в меню «Вставка».

Вставка изображения через меню

Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.

Окно вставки изображения

После этого вы можете задать ее размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, сделать гиперссылкой, выравнивать по нужному краю листа или по центру.

Форматирования изображения

В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и поменять цветопередачу.

Настройки цветокоррекции

В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части. В контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить.

Обрезаем изображение

Двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки.

Работа со списками

Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент. Так что не бойтесь выбрать что-то не то.

Списки в Google Docs

Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter. Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter.

Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать шаблон. Он влияет только на внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).

Шаблоны списков

Шаблоны списков

Уже созданные маркеры можно менять, если выделить их, а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.

Уникальный маркер для каждого пункта

В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.

Начинаем новую нумерацию

Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.

Создание многоуровневого списка

Работа с таблицами

В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20).

Создаем таблицу

Создаем таблицу

Теперь вы можете заполнять ячейки текстом и изображениями. Если нужно создать еще строку или столбец, кликните ПКМ по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить».

Добавляем строки и столбцы

Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки. А новый столбец – правее или левее текущего. Если вызывать контекстное меню неудобно – откройте вкладку «Таблица» в меню. В ней доступны те же действия.

Аналогичным образом удаляются ненужные элементы.

Удаляем строки и столбцы

Удаляем строки и столбцы

Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.

Объединяем ячейки

Чтобы изменить размеры строки или столбца – наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную сторону.

Если вы щелкните по ячейке – на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной.

Форматируем таблицу

Цвет фона – закрашивает выбранные ячейки;

Цвет границ – задает цвет линий вокруг выбранных ячеек.

Ширина границ – меняет толщину (жирность) линий. Если выбрать 0 пт – границы вокруг ячеек будут невидимы.

Стиль – меняет вид границ (прямая, пунктир, точки).

Отформатированная таблица

Отформатированная таблица

Если выделить одну или несколько ячеек – в правом верхнем углу появится значок-стрелка. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.

Выделяем определенные линии

Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.

Заходим в свойства таблицы

Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.

Окно свойств таблицы

Если выделить всю таблицу и нажать Del – вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.

Удаляем таблицу

Работа с диаграммами

Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».

Нажмите на кнопку открыть в таблицах

На выбор дается 4 вида:

  • Линейчатая;
  • Столбчатая;
  • Круговая;
  • График.

Google Docs не умеет работать с диаграммами. Поэтому вместе с графиком создается отдельный файл – Google Таблица. Именно в ней вы будете указывать параметры. Выделите созданный объект и нажмите «Открыть в Таблицах» в верхнем правом углу.

Выделите созданный объект и нажмите «Открыть в Таблицах» в верхнем правом углу

В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликайте по ячейке в таблице и пишите туда нужные данные.

Заполняем необходимые данные

Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.

Изменяем внешний вид диаграммы

Область диаграммы. Здесь задаем шрифт текста, цвет заливки и прозрачность.

Название. Редактируем название, которое написано над графиком.

Легенда. Внешний вид и расположение легенды.

Изменяем внешний вид легенды

Ось. Названия и подписи осей, изменения размера области, на которой нарисован график.

Серии. Внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных.

Изменяем внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных

Изменить диаграмму. Меняет стиль – вместо линейной можно сделать, например, круговую.

Расширенные настройки. Еще больше параметров для изменения внешнего вида диаграммы.

Окно расширенных настроек

Когда закончите настраивать диаграмму в Таблицах, возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.

Нажмите кнопку Обновить

Если нажмете кнопку «Удалить из таблицы» – диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.

Превращаем таблицу в обычный рисунок

Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.

Выберите необходимую таблицу

Работа с рисунками

Рисунки – инструмент, которым можно создавать наглядные схемы, майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.

Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».

Выберите пункт «Рисунок»

В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.

Окно создания рисунка

Выбрать. Позволяет выделить объекты, чтобы их перемещать, редактировать и удалять.

Линия. Рисует прямые и кривые линии, стрелки и разделители.

Инструмент создания линий

Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).

Созданные линии можно редактировать

Фигура. Рисует геометрические фигуры, стрелки, выноски и математические символы.

Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.

Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле

Текстовое поле. Создает область, в которой можно писать текст. Параметры текста задаются во вкладке «Дополнительно».

Текстовое поле

Изображение. Загружает в редактор картинку. Можно использовать изображения на компьютере, на Google Диске, сделать снимок с веб-камеры, указать URL или воспользоваться поиском.

Действия. Вкладка с полезными инструментами: группировка, выравнивание, поворот, сохранение.

Вкладка Действия

Здесь же есть инструмент Word Art, который создает текст с заливкой и контурами.

Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов. Загрузили картинку, добавили Word Art текст, сохранили. Очень удобно.

Добавляем текст к изображению

Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать как» и выберите нужный формат.

Сохраняем изображение

Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.

Сохраняем рисунок в документе

Сохраняем рисунок в документе

Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, выделите его и нажмите «Изменить».

Редактируем рисунок

Редактируем рисунок

Работа с формулами

Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют при написании математических формул.

Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».

Вставляем формулу

Нажмите «Новая формула», чтобы начать писать.

Нажмите кнопку «Новая формула»

Выберите нужный символ – и он появится в тексте.

Вставляем специальные символы

Некоторые символы просто вставляются в текст, в другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.

В создании формул нет ничего сложного

Настройка стилей в Google Документах

У вас есть какие-то предпочтения к оформлению документов? Например, размер обычного текста 14 пт, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пт, жирные.

Вы можете сохранить эти настройки, чтобы Google Docs применял их по умолчанию ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.

Выбираем нужный стиль

Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.

Задаем новые параметры

Задаем новые параметры

Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на выбранный стиль. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню. Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».

Изменяем стиль

Изменяем стиль

Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.

Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы, то откройте список стилей, выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».

Сохраняем как стили по умолчанию

Когда вы создадите новый документ, в нем уже будут доступны настроенные вами стили.

История изменений в Google Docs

Представьте ситуацию. Вы написали текст, затем удалили его часть, потом написали еще немного и вдруг решили, что удаленные предложения вам все же нужны. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.

Откройте меню «Файл» и нажмите «Просмотреть историю изменений».

Просматриваем историю изменений

В правом нижнем углу есть кнопка «Более подробно». Нажмите на нее.

Нажмите на кнопку Более подробно

Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста, отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии.

Можно восстановить любую версию

Это одна из лучших функций Google Документов!

Полезные сервисы в Google Документах

Есть 4 полезных сервиса, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.

Вкладка инструментов

Статистика

Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.

Статистика в Google Docs

Статистика в Google Docs

Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.

Проверка правописания

Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.

Замена в Google Docs

Поначалу словарный запас Google маловат. Например, слово «копирайтер» сервис считает ошибкой. Но если вы будете усердно добавлять новые слова в пользовательский словарь – через пару месяцев инструмент станет архиполезен. Написали текст, запустили проверку – нашли кучу опечаток.

Автозамена

Открывается кнопкой «Настройки…» во вкладке «Инструменты». Позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.

Пример прост. На клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150. Но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.

Настройки автозамены

Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое – конечные.

Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными. Привычных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняется на « и » соответственно.

Заменяем кавычки

Голосовой ввод

Сказочно удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете. Но что-то простенькое – легко.

Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».

Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.

Запускаем голосовой ввод

Когда значок с микрофоном красный – идет запись. Чтобы поставить на паузу – просто кликните по нему.

Включение и выключение голосового ввода

Для английского языка в 2016 году появилась поддержка команд для редактирования текста (выбрать, копировать, вставить, удалить, создать заголовок и т.д.). Когда ждать русскоязычную локализацию – неизвестно.

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).

Все функции доступны во вкладке «Вставка» в меню

Номер страницы. Google дает 4 варианта на выбор:

  • Внизу;
  • Вверху;
  • Внизу, без первой страницы;
  • Вверху, без первой страницы.

По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.

Номер страницы можно перенести куда угодно

Сноска. Выделите слово и в разделе «Вставка» выберите пункт «Сноска» (либо нажмите Ctrl+Shift+F). В предложенном месте внизу страницы напишите комментарий.

Сноска в Google Docs

Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.

Колонтитул. Добавляет область (сверху или снизу), общую для всех страниц документа. Здесь можно указать информацию об авторе, самом документе, разместить ссылку и т.д. Сюда же помещается номер страницы, если вы его создали.

Редактируем колонтинул

Оглавление. Создает список всех заголовков в тексте. Каждый из них – гиперссылка, которая переносит читателя в нужное место.

Создаем интерактивное оглавление

Как подключить новые шрифты в Google Docs

По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Добавить», у нас ничего нет.

Набор шрифтов сильно ограничен

Но это не страшно – ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.

На язык интерфейса это не повлияет

Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.

Появилась новая кнопка

Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.

Отмечаем нужные шрифты

Внимание! Работать будут только те шрифты, что установлены в вашей операционной системе.

Если вы захотите использовать проверку правописания – не забудьте переключить язык документа обратно на русский. Шрифты из списка пропадут, но в тексте останутся. Вы сможете ставить курсор в конец предложения и продолжать писать тем же шрифтом.

Настройки доступа в Google Документах

Небольшой пример знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал, захотел что-то поменять, набросал в конце документа список правок и  выслал вам обратно. Вы переделали, и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это же жуть, как неудобно!

Собственно, именно в этом заключается главная фишка Google Docs. Каждый ваш документ – это как бы отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто 1 раз отправить ссылку – и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.

При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега прямо сейчас.

Не беспокойтесь насчет конфиденциальности. Без вашего разрешения никто не сможет найти ваш документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.

Доступ по ссылке

Самый простой способ показать кому-то свой Google документ – отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.

Заходим в настройки доступа

Нажмите «Включить доступ по ссылке».

Включаем доступ по ссылке

Теперь вы можете выбрать один из 4 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:

  • Выключено. Документ недоступен для всех.
  • Просматривать. Пользователи смогут читать документ и копировать его содержимое.
  • Комментировать. Пользователи могут написать комментарии на полях или посоветовать правки, но менять что-то в самом документе не смогут.
  • Редактировать. Каждый, перешедший по ссылке, может делать с документом, что угодно. Будьте поосторожнее с этим.
Будьте поосторожнее с настройками совместного доступа

Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому хотите или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке – она от этого силу не теряет. Фактически, вы выкладываете документ в свободный доступ. Даже не имея аккаунта Gmail, люди смогут работать с вашим файлом.

Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое, вы всегда можете восстановить текст через историю изменений.

Доступ определенным пользователям

Если вы хотите, чтобы вашу работу могли увидеть только определенные люди, выдайте им личный доступ.

Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа. Инвайтинг работает только с людьми, у которых есть учетная запись Gmail.

Иначе говоря, вы можете дать индивидуальный доступ только тому человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.

Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.

Предоставляем доступ через email

Необязательно давать всем одинаковые права. Кто-то сможет редактировать, кто-то комментировать, кто-то только смотреть.

Чтобы изменить полномочия пользователей, нужно зайти в расширенные настройки. Снова откройте «Настройки доступа» и нажмите «Расширенные» в правом нижнем углу.

Заходим в расширенные настройки доступа

Здесь находится список всех, у кого есть доступ. Вы можете удалить ненужных людей, изменить полномочия существующих участников или добавить новых.

Редактируем список тех, у кого есть доступ

Общий доступ

Если вы хотите, чтобы о документе узнал весь мир, вы можете его опубликовать. Он будет индексироваться поисковыми системами и отображаться в выдаче. Его можно даже встроить на сайт.

Это делается через расширенные настройки доступа. Откройте их и нажмите «Изменить» в графе «Уровни доступа».

Изменяем уровни доступа

Выберите пункт «Включить для всех в Интернете».

Включаем доступ для всех

Другой способ – через меню. Откройте вкладку «Файл» и нажмите «Опубликовать в Интернете».

Другой способ предоставить доступ

Выберите, что вы хотите сделать (получить ссылку или встроить документ на сайт) и нажмите «Опубликовать».

Выбираем нужный вариант

Доступ к папке с файлами

Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, лучше (быстрее) делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.

Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Совместный доступ».

Предоставляем общий доступ к папке

Все остальное делается аналогично: вы можете разослать приглашения по почте или открыть доступ по ссылке. Уровней доступа здесь всего 2: просмотр и редактирование. Редакторы смогут удалять файлы, поэтому будьте осторожны.

Совместная работа над документом

После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, кому разрешено редактировать – вольны делать что угодно.

Но самая любопытная часть – это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.

Комментарии

Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий» или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.

Оставляем комментарий

Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание. Например, заменить заголовок или переписать некрасивое предложение.

Так выглядит комментарий

Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно – это очень удобно.

Чтобы убрать комментарий – щелкните по кнопке «Вопрос решен». Заметка отправится в архив. Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Удаляем комментарий

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Архив комментариев

Посоветовать правки

Очень интересная функция. Позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.

Чтобы перейти в режим правок, раскройте список под кнопкой «Настройки доступа» и выберите пункт «Советовать».

Переходим в режим правок

Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки коллегам или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.

Советы по правкам

На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро – изменения сразу вступят в силу.

Кому будет полезна эта функция? Редакторам и корректорам, в первую очередь, клиентам копирайтеров, которые могут написать, что им в тексте не нравится, не изменяя сам текст.

Закладки

Закладка — это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-ой странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.

Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».

Ставим закладку

Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет куда надо.

Теперь ссылка ведет точно на отмеченное место в документе

Интеграция с Google Keep

Google Keep — это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.

Чтобы открыть панель Google Keep, нажмите «Инструменты» → «Блокнот Keep».

Теперь заметки будут перед глазами в правой части экрана

Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».

В пару кликов добавляем в статью картинки и текст

А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».

Создаем новую заметку из Docs

Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.

Веб-буфер обмена

У Google Docs есть безразмерный буфер обмена. Туда можно сохранять разные отрывки из документов, а потом вставлять эти отрывки в любые другие документы.

Выделите нужный фрагмент, нажмите «Правка» → «Веб-буфер обмена» → «Копировать выбранные данные в веб-буфер обмена».

Добавляем фрагмент в буфер обмена

Чтобы вставить скопированный фрагмент в текст, выберите его в том же выпадающем меню.

Выбираем нужную копию

Копировать в веб-буфер можно текст, таблицы, картинки, видео. Буфер работает в Google Docs на всех устройствах — можно загрузить в него картинку на компьютере, а потом вставить ее в документ со смартфона.

Плагины для Google Документов

Плагины делают жизнь проще. Они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Обязательных и незаменимых дополнений нет, но есть довольно полезные.

Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.

Плагины для Google Docs в интернет-магазине

Рекомендуется сразу установить 3 полезных расширения для браузера.

Google Docs offline – позволяет работать с сервисом даже без подключения к интернету. Все данные сохраняются на компьютере, а при входе в сеть сразу отправляются в облако.

Конечно, вы не сможете работать с документами, которые сохранены на Google Диске, они отсутствуют в локальном кеше. Зато создать новый – легко.

Редактирование файлов Office – учит сервис работать с файлами, созданными в MS Word.

Google Docs to WordPress – экспортирует документ в WordPress.

Чтобы установить плагин для Google Docs, откройте вкладку «Дополнения» и нажмите «Установить».

Устанавливаем плагины

Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется в вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах.

Плагины синхронизируются и работают на всех устройствах

Например, копирайтеры могут установить плагин «Главред». Он подключает известный сервис Максима Ильяхова к Google Документам и позволяет проверять свои работы на месте.

Если вы работаете с сервисом Draw.io – установите из каталога одноименный плагин. Он позволяет вставлять нарисованные диаграммы в документ.

Добавленный плагин появляется во вкладке «Дополнения» в меню. Оттуда его можно запустить и приступить к работе.

Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов

Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не сможет быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word. Готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.

Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями – онлайн редакторы мемов больше не нужны.

При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп – пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».

Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт – и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ, он сможет его скачать.

К тому же сервис не требует установки. Все, что вам нужно – браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере, не таская с собой флешку.

Главное – придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.

Делитесь предложениями и замечаниями в комментариях. Расскажите, пользуетесь ли вы Google Docs, опишите свои впечатления.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

//добавляем само поле //заполняем его текущей меткой времени через Javascript

Метки